タスク管理にメス入れ!Toodledoから、すべて無料のClickUpへ移行してみた

こんばんは!
パーソナルスタイリスト・服装心理カウンセラーの久野梨沙です。
ファッションで人の心を知り、動かす「服装心理学®」を活用した個人向けスタイリングやスタイリスト育成、講演活動などを行っています。

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スケジュールもタスクも、絶対に「覚えない」!

起業して12年目になりますが、初めの2〜3年は大きな手帳でスケジュールやタスクを管理していました。かなり細かく色分けしたりして使っていた記憶・・・。

しかし、一度この手帳をなくしかけたこと、そして書くスペースがどんどん足りなくなってきたことから、徐々にデジタルでの管理に移行しました。

 

今では全てのスケジュール・タスクはクラウド上に保管してあり、Mac・iPad・iPhone どのデバイスでも同期されていて、いつでもどこでも確認できるようになっています。

 

紙時代もクラウドに変わってからも、スケジュールやタスクは一切自分の頭では覚えていません。むしろ、記録し終わったら積極的に忘れるようにしています。

というのも、覚えているとそれが頭の容量を占拠してしまって、どうもすっきりしないんですよね。全部どこかに書き写したら忘れて、常に今やるべきことだけに集中した方が高いパフォーマンスを保てるように感じます。

 

特に私は未来のことを考え出すとそればっかりになってしまう性質。ストレングスファインダーでいう「未来志向」が強いタイプなので、こうでもしないと今のことに集中できないんですよね・・・。

 

しかしこの「スケジュールやタスクを頭で覚えなくて良い」状態が思いもがけず役に立ったのが、妊娠中から産後にかけてでした。

妊娠がわかってからというもの、みるみるうちに頭の動きがぼやーーーっとしてきた私。とにかく頭が働かず少し前のことも忘れてしまう!

 

自分の記憶力の変化に驚くほどでしたが、それでも現場や納期を飛ばすことなく済んだのは、全てを記録していて、常に確認するのが当たり前になっていたおかげでした。

 

そして今や私のスケジュールは複数のスタッフがどんどん埋めていく状態。
常に共有しておかなければいけないので、もう紙ベースのスケジュール管理には戻れないと思います。

 

これまでのスケジュール・タスク管理ツールの変遷

そんな私ですから、WEBベースで使えるスケジュール管理アプリ・タスク管理アプリへの注文はなかなかうるさいのです。

 

スケジュール管理に関しては、デジタルに変えた当初は確かOutlookのカレンダーを使っていました。しかしiPhoneを使うようになり、Googleカレンダーへ移行。現在に至るまで変わっていません。

色々なサービスとも連携できるし、こちらは今のところ満足。

 

一方、タスク管理は今までかなり色々な変遷を辿ってきました。

 

起業当初は回している事業も少なくタスクの種類や構造も非常にシンプルだったので、iPhoneやGoogleについているリマインダーなど簡単なToDoリストを使っていたのですが、複数プロジェクトが同時並行で動くようになるにつれ使いづらくなってきました。

 

そで次に手を出したのはToodledoNozbeTodoistといったプロジェクト管理ができるような高機能のタスク管理ツール。どれも有料プランで使ってみて、最終的にはToodledo

に落ち着き、ここ数年使っていました。

 

タスク管理にメス入れ!Toodledoから、すべて無料のClickUpへ移行してみた

Toodledoの一番の魅力は何と言ってもカスタマイズ性が高いこと。機能がとにかく多くて、有料プランであればプロジェクトの数もサブタスクの階層も繰り返しタスクも自由に設定ができます。

 

そんなToodledoから、この度移行を考えたワケ

ただずっと不満に思っていたことが。
それはズバリ、見づらいこと!!

 

良く言えばシンプルってことなんですがね・・・。

ただまあなんと言うか、元々タスクリストって、あまり見たくないものなわけじゃないですか。

そこをぐぐっとなんとかモチベーションを上げてくれるような見た目が欲しいわけですよね。

でもToodledoシンプルすぎて、文字列がタスクの圧として迫ってくる・・・。ツライ・・・。

子育てというビッグプロジェクトを並行して担当するようになってからというもの、この「圧」にどんどん押しつぶされていくのを感じていました。

 

そこで思い立って、新たなタスク管理アプリを探す旅に!

 

そしてただいまClickUpをお試し中!

調べてみると数年前に比べてタスク管理ツールもかなり増えていてびっくり!

でも私のニーズを全て満たすものとなると、やはりそれほど多くはありませんでした。

 

私の条件は、

 

・iPhoneアプリがあること

・タスクの開始日が設定できること

・サブタスクを作れること

・タスクにかかった時間が計れてレポートを出力できること

・カラー設定が細かく出来るなど、見やすいこと

・繰り返しタスクを作れること

・タスクにメモやリンクを追加できること

 

と、なかなか多め・・・。

 

で、最後まで候補に残ったのが、AsanaClickUp

 

実はAsanaの方が日本語対応もしてるし使いやすそうだったんですが、唯一にして最大のデメリットが。

それは、有料プランでないと使いたい機能が使えず、そうなると最小プランがユーザー登録5名以上、という。

私一人で使いたいのよねぇ・・・。

 

ということで、最終的にはClickUpに決定!

昨日までにすべてのタスクを移し終え、今日から使用しています。

タスク管理にメス入れ!Toodledoから、すべて無料のClickUpへ移行してみた

タスクの時間計測はTogglと連携する形で詳細なレポートが出せます。

Togglは昔使っていたのでいろいろな設定は済んでいたのでちょうどよかった!

 

ちょっともっさり感はあるものの、概ねいい感じです。

何よりClickUp、無料なんですよ。すごすぎる。

これだけの機能があるならお金払うから、お願いだからチームでしか使えないような仕様にだけはしないで、と祈るばかりです。

 

「どこを効率化するか」が一番大事!

タスク管理は、日々を効率化する上では欠かせないものですが、それもこれも、無駄な時間や遊びの時間を楽しむため。

今回のタスク管理の見直しは、ゆっくりと子供と遊んだり、ぼーっとしたりする時間をもっともっと確保したいと思って取り組みました。

 

「効率化」っていうとせかせか生活するイメージを持つ人も多いと思うのですが、巻くとこは巻いて、だらっと楽しむところは楽しむ、というメリハリをつけないと意味ないですよね。

 

でも人によって、巻きたいところって違います。

 

例えば、私のパーソナルスタイリングのお客様の中には、洋服の買い物の時間こそ短縮したい時間だ、っていいます。これって、おしゃれ好きな人やアパレル業界人からしてみたらちょっと考えられないんじゃないかと思うんです。「ゆっくりお店を見て回る時間が楽しいんじゃない!」って。

 

あとは、パーソナルスタイリストスクールの生徒さんの中にも、実は学ぶことが苦手でできるだけ早く実践に移りたいって思っている人と、学ぶこと自体が大好きで調べ物も全く苦にならない、って人とに分かれます。

 

パーソナルスタイリングにせよスクールにせよ、私がいつも得意にしているのは、その人が「効率化すべきところ」と「時間をかけて楽しむところ」を見抜いて、効率化すべきところをてこ入れしていくこと。

 

そのためにも、自分自身がいろいろな角度から効率化の方法を実践して、もっともっとノウハウを蓄積していきたいな、って思ってます。

 

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今回は久野が雑誌「STORY」に取り上げられた直後ということもあり、お申込みが混み合うことが予想されます。
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