時間効率を見直す方法とツール


 

私は数字分析が3度の飯より好き…というのは言い過ぎなんですが、
いろんな事象を端的に表す記号としての数字を見るのが大好きなんです。

というわけで、アパレルメーカーにいたときと変わらず、売上の内容を時間を見つけては分析しております。
(といってもお手製Excelのピポッドテーブルをぽちっと更新するだけなので
たいした手間ではございませんが・・・汗
売上データから、会社として行った施策が正しかったかどうかなどを見直しているのですが、

最近、「見える化」しようと意識しているのが時間効率です。

どんな仕事にどのくらい時間をかけたのか、
その結果として売上がどれくらい上がったのかをはっきり数字にしてみるのです。

そのために、まず必要なのが、自分の仕事の内容を所用時間データとともにこと細かく記録しておくこと

以前はこちらのページでもご紹介した「toodledo」というタスク管理アプリのタイマーをつかって、
一つの仕事を始める度にぽちっと押していたのですが
タイマーを止め忘れて、べらぼうな時間数が記録されてしまったり
PC以外からのアクセスだとタイマー機能がなかったり
(つまりノマド中には時間が計れない・・・)
まぁいろんなことが原因で止めてしまいました。

その代わりに、今は、Googleカレンダー
仕事別の時間記録用のカレンダーを作って、
そこに仕事が終わる度に予定を作る形で記録しています。

そして、月初に、前月の予定を振り返りながらレビュー。
レビューにはこちらのサイトが便利です。

 

GTimereport

Googleのアカウントでログインして、期間を指定すると
カレンダー毎に、その期間の予定がExcel出力できます。
しかも、予定の開始時刻や終了時刻だけでなく時間数まで計算して出してくれるところが優秀!

このサイトを使って、Excelに出力された仕事時間のデータを種類別に集計し
(私の場合は「執筆」「パーソナルスタイリング」「講演」などなど)
それと、売上の構成比を比較するというわけです。

「あー、ここ時間かけ過ぎだなぁ」とか
「この種類の仕事にはもっと時間かけよう」とか
いろいろな改善点が見つかりますよ。

そして、ツールを導入したり、システム化したり、スタッフに仕事を新たにふったりして
さらなる効率化を図るのです。
このやり方を導入してからまだそれほど月日は経っていませんが
私が処理できる仕事量が格段に上がったのを感じています。

もちろん、全部を効率化するのがいいわけではありません。

「ここは効率が悪いけどこのまま続けていく」という判断も必要。

なぜなら、「風が吹けば桶屋が儲かる」的に、
直接の利益は生んでいなくても、
長い目で見ると売上につながっている仕事というのも存在するからです。

そこは、私の肌感覚でやっていますが
ても大事な判断なので、その感覚が鈍らないよう気をつけています。

 

▼今回の記事のような、仕事の効率の上げ方もレクチャーします

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